Regarding to Project Management

ေမာင္လူေအး မေန႕က စၿပီး ကုမၸဏီက ပေရာဂ်က္တစ္ခု စေပးတယ္။ ဒီကုမၸဏီကို ေရာက္တာ 2 လသက္တမ္း အတြင္းမွာ အယင္က Ang Mo Kio နားက စာသင္ေက်ာင္းေလး တစ္ခု ေဆာက္လုပ္ေရးကို ကိုင္တြယ္ခိုင္းပါတယ္။ တကယ္ေတာ႕ ခုလက္ရွိ လုပ္ေနရတဲ႕ အဲဒီ စာသင္ေက်ာင္းေလးကလည္း မၿပီးေသးဘူး။ မေန႕ကမွ စၿပီး အစည္းအေ၀းတစ္ခု သြားတက္ရတယ္။ လက္ရွိ Sentosa နဲ႕ Vivocity ၾကားမွာ ေဆာက္ေနတဲ႕ Resorts World Sentosa Site ထဲက တစ္ပိုင္းမွာေပါ႕။ Site က အမွန္တကယ္တမ္း အင္မတန္ႀကီးတယ္။ အဲဒီ Site ႀကီးကို အပိုင္းပိုင္းခြဲၿပီး 2009 ႏို၀င္ဘာမွာ အၿပီးေဆာက္မယ္လို႕ ဆိုတယ္။ တကယ္တမ္း အဲဒီ ပေရာဂ်က္ စေနခဲ႕တာ 2007 ႏွစ္ကုန္ပိုင္းကတည္းကပါ။ ေမာင္လူေအးတို႕ လုပ္ငန္းက Second Phase မွာမွ စရတာဆိုေတာ႕ အခုေနမွ စ၀င္ရမွာ ျဖစ္တယ္။ အဲဒီေတာ႕ Site မွာေပ်ာ္တဲ႕ ေမာင္လူေအး Site ထဲ ျပန္ေရာက္သြားတယ္။

ဒါက Resorts World Sentosa ရဲ႕ တည္ေဆာက္ၿပီးရင္ ျဖစ္လာမဲ႔ ပံုပါ။

တကယ္တမ္း ေမာင္လူေအး ေက်ာင္းၿပီးလို႕ လုပ္ငန္းခြင္ထဲ စ၀င္ကတည္းက ေဆာက္လုပ္ေရးလုပ္ငန္းခြင္ထဲ စ၀င္ခဲ႕တာပါ။ ေဆာက္လုပ္ေရး လုပ္ငန္းခြင္ရဲ႕ အေနအထားက ေျမာက္ျမားလွစြာေသာ ၫွိႏိႈင္း ေဆာင္႐ြက္မႈေပါင္း ေသာင္းေျခာက္ေထာင္နဲ႕ နိစၥဒူ၀ လံုးေထြး သတ္ပုတ္ေနရတဲ႕ လုပ္ငန္းခြင္ ျဖစ္ပါတယ္။ အသက္ ၂၀ စြန္းစြန္းမွာ ေမာင္လူေအး Site ထဲ စ၀င္ေတာ႕ ေရွ႕ကေရာက္ႏွင္႕ ေနၾကၿပီးတဲ႕ Senior ႀကီးမ်ားရဲ႕ ေဖးမဆြဲေခၚမႈနဲ႕ အလြန္တရာမွ အဆင္ေျပေခ်ာေမြ႕ခဲ႕တယ္။

Site ဆိုတဲ႕ သေဘာသဘာ၀က ေန႕စဥ္နဲ႕ အမွ် ျပႆနာေတြ ရွိတယ္။ ျပင္ဆင္မႈ ေျပာင္းလဲမႈေတြလည္း အနာမတဂၢ ဆိုေတာ႕ ကေန႕ တစ္မ်ိဳး တပ္ဆင္ထားခဲ႕တယ္။ ေနာက္ေန႕က် ဒါမ်ိဳး မဟုတ္ေတာ႕ ျပန္ဘူး။ ခဏခဏကို ေျပာင္းတယ္။ အဲလို ေျပာင္းလဲမႈ ႀကံဳတဲ႕အခါ အယင္သတ္မွတ္ထားတာကို လက္မွတ္ထိုးထားခဲ႕ရင္ ျပင္ဆင္မႈအတြက္ အခေၾကးေငြ ျပန္ရၿပီးေတာ႕ မထိုးထားခဲ႕မိလို႕ကေတာ႕ အေတာ္ကို စကားေျပာရပါတယ္။

အဲဒီ အထဲမွာမွ မ်ားျပားလွေသာ လုပ္ငန္းလုပ္ေဆာင္တဲ႕ အဖြဲ႕ငယ္ေလးေတြ အစုလိုက္ အစုလိုက္ဆိုေတာ႕ ပိုင္ရွင္ ေဆာက္လုပ္ေရး ကုမၸဏီနဲ႕ ၫွိရ၊ အခ်င္းခ်င္း ၫွိရ၊ အေတာ္ေလး စိတ္ညစ္ရတယ္။ ကဲ စိတ္ညစ္တယ္ေျပာရင္ ဘာလုိ႕လုပ္ေနေသးလဲ ေျပာစရာ ရွိပါတယ္။ အဲလို ၫွိႏိႈင္းတိုင္ပင္မႈ အခက္အခဲေလးေတြ ရွိတဲ႕ေနရာတိုင္းမွာ ၫွိႏိႈင္းလို႕ တိုင္ပင္လို႕ အဆင္ေျပေခ်ာေမြ႕သြားရင္ အင္မတန္မွ ေပ်ာ္စရာ ေကာင္းပါတယ္။

ဒီအေဆာက္အဦႀကီး အျမန္ဆံုးနဲ႕ အေကာင္းဆံုး ၿပီးေျမာက္ေရး ဆိုတဲ႕ တူညီတဲ႕ ရည္႐ြယ္ခ်က္ တစ္ခုတည္းနဲ႕ အားလံုးက လုပ္ေဆာင္ေနၾကတဲ႕ အတြက္ ၫွိႏိႈင္းတိုင္ပင္ ျငင္းခုန္ၾကတယ္ဆိုတာဟာ အားလံုးက ရည္႐ြယ္ခ်က္ ေကာင္းေလးေတြနဲ႕ ပါပဲ။ တူညီတဲ႕ ရည္႐ြယ္ခ်က္ကို မူတည္ၿပီး ၿပိဳင္ဆိုင္ ျငင္းခုန္ၾကရင္း ေျပလည္သြားၿပီဆိုရင္ ရတဲ႕ ပီတိဟာ ဘာနဲ႕မွ မတူပါဘူး။ ၁၀၀ တန္တဲ႕ အႏိၱမရည္မွန္းခ်က္ႀကီး ေအာင္ျမင္ ၿပီးေျမာက္ဖို႕အတြက္ ၁၀ တန္ အေၾကာင္းအရာေလးတစ္ခု ျဖတ္ေက်ာ္ ေအာင္ျမင္သြားတာပါပဲ။ ရံဖန္ရံခါမွာ ျဖစ္ေပၚလာတဲ႕ ၫွိႏိႈင္းမႈက အက်ပ္အတည္းဘက္ကို ဦးတည္သြားၿပီဆိုရင္ အဲဒီေနရာကေန ထြက္ကို ေျပးခ်င္ေလာက္ေအာင္ စိတ္ထဲ ျဖစ္တတ္ၾကတယ္။

အခါမ်ားစြာပဲ Site ထဲမွာ ျပႆနာတက္ၿပီ ဆိုရင္ ေမာင္လူေအးတို႕ ေအာ္ဆိုေနက် သီခ်င္းေလး တစ္ပုဒ္ရွိတယ္။ တစ္ခါတေလေတာ႕လည္း အေ၀းဆံုးကို ထြက္ေျပးသြားခ်င္ေပမဲ႕လည္း ကိုယ္႕ရဲ႕ စိတ္ေတြ အၿမဲတမ္း မင္းဆီမွာပဲ …. ဆိုတဲ႕ သီခ်င္း အပိုင္းေလးေပါ႕…

ေတာ္ၿပီ… ဒီ Site ၿပီးရင္ေတာ႕ ေဆာက္လုပ္ေရး လုပ္ငန္းခြင္ထဲ မလုပ္ေတာ႕ဘူး။ အလုပ္ေျပာင္းေတာ႕မယ္ကြာ ဆိုတဲ႕ အေတြးမ်ိဳး မေပၚဘဲနဲ႕ေတာ႕ ဘယ္ေဆာက္လုပ္ေရး လုပ္ငန္းမွ လက္စသတ္ ၿပီးသြားေလ႕ မရွိဘူး။ ဒါေပမဲ႕ အဲဒီအေတြးေတြက ကိုယ္ေတြ က်ားကုတ္က်ားခဲ ၫွိႏိႈင္းတိုင္ပင္ ျငင္းခုန္ၿပီး တည္ေဆာက္ထားတဲ႕ ေဆာက္လုပ္ေရး လုပ္ငန္းၿပီးသြားတဲ႕ ေနာက္မွာ အဲဒီ အေဆာက္အဦးကို ၾကည္႕ၿပီး ရလာတဲ႕ ပီတိကပဲ အဲဒီ အေတြးေတြကို ေခ်ဖ်က္ၿပီးသား ျဖစ္သြားပါေလေရာဗ်ာ။ ေနာက္တစ္ Site စေတာ႕မယ္ မင္းမပါေတာ႕ဘူးလား ေမးစရာကို မလိုေလာက္ေအာင္ တစ္ Site မၿပီးေသးဘူး ေနာက္တစ္ Site အတြက္ ဆာေဗးစဆင္း တိုင္းထြာတြက္ခ်က္ လုပ္ၾကတဲ႕ အခါမွာလည္း ျငင္းဆန္မႈမရွိဘဲ အလိုက္သင္႕ပါေနုျပန္ေရာ။ အဲဒီအတြက္လည္း Site ထဲေပ်ာ္တဲ႕ Site ေပ်ာ္ အင္ဂ်င္နီယာမ်ား ဆိုက္ထဲကေန အျခား အဲယားကြန္းအျပည္႕တပ္ထားတဲ႕ ႐ံုးခန္းထဲ ထိုင္လုပ္ရမယ္႕ အလုပ္သာ ေပးလို႕ကေတာ႕ တီေကာင္ကို ဆားနဲ႕ ပက္သလို တြန္႕လိမ္ တြန္႕လိမ္နဲ႕ ျပႆနာေတြ ျပည္႕ႏွက္ေနတဲ႕ Site ထဲပဲ ျပန္ေျခခ်ခ်င္ ေနၾကတာပါပဲ။

အယင္ေရာက္ႏွင္႔ေနတဲ႕ Senior ေတြက ကူညီဆြဲေခၚတာ အေတာ္ေလး ေကာင္းတဲ႕ အတြက္သာ ေမာင္လူေအးအေနနဲ႕ အေတာ္ေလး အဆင္ေျပ ေခ်ာေမြ႕ခဲ႕ျခင္း ျဖစ္ၿပီး ေဆာက္လုပ္ေရး လုပ္ငန္းခြင္လမ္းၫႊန္၊ Project Management ဆိုၿပီး စာအုပ္စာတမ္းေတြလည္း မဖတ္ခဲ႔ရ။ မသင္ခဲ႕ရေလေတာ႕ အေတာ္ေလး ကသိကေအာင္႕ ႏိုင္ခဲ႕တယ္။ အဲဒီေတာ႕ Project Management ဆိုတဲ႕ ဗိုလ္လို ေရးထားတဲ႕ စာေလးေတြ ရွာဖတ္ျဖစ္တယ္။ ရွာဖတ္ျဖစ္ေတာ႕လည္း တစ္ေခါက္ဖတ္လိုက္ၿပီးရင္ ခဏပဲ မွတ္မိၿပီး ခဏေနရင္ ေမ႕ေမ႔ ေပ်ာက္ေပ်ာက္ ျဖစ္သြားေလ႔ရွိပါတယ္။ အဲလို ျဖစ္မသြားေစခ်င္လို႕ ကိုယ္ဖတ္ထားတဲ႕ စာေလးေတြကို ျမန္မာျပန္ၿပီး ဘေလာ႕ထဲ တင္ထားရင္ ကိုယ္တိုင္လည္း ျပန္ဖတ္ဖို႕ ရသလို ဖတ္ခ်င္သူမ်ားလည္း လာေရာက္ ရွာေဖြ ဖတ္႐ႈႏိုင္မယ္လို႕ ေတြးမိတယ္။ အဲလို ေတြးမိျခင္းရဲ႕ အစေျခလွမ္းအေနနဲ႕ Project Planning ကို စတင္ ဘာသာျပန္လိုက္ပါတယ္။ ေအာ္ရီခ်င္တယ္ ဗားရွင္းကို ဖတ္ခ်င္ရင္ေတာ႕ ဒီမွာ သြားေရာက္ ဖတ္႐ႈႏိုင္သလို ပီဒီအက္ဖ္နဲ႕လိုခ်င္သပ ဆိုရင္လည္း ဒီေနရာေလးမွာ ရယူႏိုင္ပါတယ္ဗ်ာ။ မူရင္း စာေရးသူက Duncan Haughey, PMP ျဖစ္ပါတယ္။ အေၾကာင္းအရာ အေနနဲ႕ ေကာင္းမြန္တယ္ဆိုရင္ မူလစာေရးသူရဲ႕ အေရးအသား ေကာင္းျခင္းေၾကာင္႕ ျဖစ္ၿပီး ဖတ္လို႕ နား႐ႈပ္မယ္ဆိုရင္ေတာ႕ ေမာင္လူေအးရဲ႕ ဘာသာျပန္ ညံ႕ဖ်င္းမႈ ေၾကာင္႕သာ ျဖစ္ပါေၾကာင္း။

***********************************************************************************************

လုပ္ငန္းအစီအစဥ္ ခ်မွတ္ျခင္း နည္းစဥ္တစ္ခုခ်င္းလမ္းၫႊန္

ေအာင္ျမင္ေသာ Project တစ္ခု၏ အဓိကေသာ႕ခ်က္သည္ အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းပဲ ျဖစ္တယ္။ ဘယ္လိုမ်ိဳး Project ကိုပဲ ကိုင္တြယ္တာပဲျဖစ္ျဖစ္ အစကနဦး လုပ္ေဆာင္ရမဲ႕ အခ်က္က အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းပဲ။ ရံဖန္ရံခါမွာ လုပ္ငန္းစတင္လိုေဇာနဲ႕ ဒီအဆင္႕ကို လ်စ္လ်ဴ႐ႈထားခဲ႕တတ္ၾကတယ္။ ဒီအတြက္လည္း အခ်ိန္ကုန္၊ ေငြကုန္ သက္သာၿပီး အခက္အခဲအေျမာက္အျမားကို ေလ်ာ႕နည္းေစတဲ႕ Project အစီအစဥ္ရဲ႕ အသံုးတည္႕ပံုတန္ဖိုးကို လူအေတာ္မ်ားမ်ား သတိမျပဳမိတတ္ၾကဘူး။ ဒီေဆာင္းပါးပါ အခ်က္အလက္ေတြဟာ ပေရာဂ်က္ အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းအတြက္ ႐ိုးစင္းၿပီး လက္ေတြ႕က်တဲ႕ အခ်က္ေလးေတြနဲ႕ စုစည္းထားတယ္။ ဒီေဆာင္းပါးကို ဖတ္ၿပီးတဲ႕ေနာက္မွာ ေနာက္ထပ္ ကိုင္တြယ္ရမဲ႕ Project ေတြအတြက္ အသံုးတည္႕မဲ႕ ျပည္႕စံုခိုင္လံုတဲ႕ Project အစီအစဥ္ခ်မွတ္နည္းကို ရ႐ွိပါလိမ္႕မယ္။

အဆင္႕ ၁ Project ရည္မွန္းခ်က္မ်ား

Project တစ္ခုမွာ ပါ၀င္ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံတဲ႕ ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူေတြရဲ႕ လိုအပ္ခ်က္မ်ား ျပည္႕စံုေစမယ္ဆိုရင္ Project ဟာ ေအာင္ျမင္တယ္။ ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူမ်ားထဲမွာ Project နဲ႕ တိုက္႐ိုက္ (သို႕မဟုတ္) သြယ္၀ိုက္ပတ္သက္ေနတဲ႕ မည္သူကိုမဆို ဆိုလိုတယ္။ ဒါေၾကာင္႕ ပထမအဆင္႕မွာ မိမိပါ၀င္ကိုင္တြယ္မဲ႕ Project မွာ ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူေတြက ဘယ္သူေတြလည္း ဆုိတာသိေအာင္လုပ္ရမယ္။ Project တစ္ခုရဲ႕ ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူေတြကို သိေအာင္လုပ္ရတာ အၿမဲတမ္း လြယ္ကူေလ႕ေတာ႕ မရွိဘူး။ အထူးသျဖင္႕ တဆင္႕ခံ ပါ၀င္ပတ္သက္ေနတဲ႕ သူေတြဆို ပိုဆိုးတာေပါ႕။ ရင္းႏွီးျမဳပ္ႏွံသူေတြကို သာဓက အေနနဲ႕ ေျပာရရင္

• Project Sponsor
• Project ရဲ႕ သေဘာတူညီထားတဲ႕ လႊဲအပ္ရမဲ႕ အရာေတြကို လက္ခံမဲ႕သူ
• Project ရလာဒ္ေတြကို အသံုးျပဳမဲ႕ သူမ်ား
• Project မန္ေနဂ်ာ ႏွင္႕ Project အဖြဲ႕

ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူေတြဘယ္သူေတြလဲဆိုတာကို သိၿပီးတဲ႕ေနာက္မွာ ေနာက္တစ္ဆင္႕က သူတို႕ရဲ႕ လိုအပ္ခ်က္ေတြကို စာရင္းျပဳရမယ္။ အေကာင္းဆံုးနည္းလမ္းကေတာ႕ ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူနဲ႕ လူေတြ႕ ေဆြးေႏြးျခင္းပဲ ျဖစ္တယ္။ တကယ္အက်ိဳးသက္ေရာက္မႈ႐ွိတဲ႕ အမွန္တကယ္လိုအပ္ခ်က္ေတြကို စုစည္း စာရင္းလုပ္ႏိုင္ဖို႕ အခ်ိန္ယူၿပီး ေတြ႕ဆံုေဆြးေႏြးပါ။ ရံဖန္ရံခါမွာ ျမွဳပ္ႏွံသူက လုပ္ငန္းနဲ႕ တိုက္႐ိုက္ မပတ္သက္တဲ႕အမွန္တကယ္ အက်ိဳးသက္ေရာက္မႈလည္း မရွိတဲ႕ အခ်က္ေတြကိုလည္း ေျပာလိမ္႕မယ္။ ဒီ အခ်က္ေတြကို အေရးပါမႈနည္းတဲ႕ အခ်က္မ်ား အျဖစ္မွတ္သားထားႏိုင္တယ္။ ဒီလို ေတြ႕ဆံု ေဆြးေႏြးမႈေတြ ၿပီးတဲ႕ေနာက္မွာ လိုအပ္ခ်က္မ်ားကို ဦးစားေပး အစဥ္အလိုက္ စီထားတဲ႕ ႐ိုး႐ွင္းလြယ္ကူတဲ႕ စာရင္းတစ္ခု ျပဳစုပါ။ ဒီ ဦးစားေပး အဆင္႕အလိုက္ စာရင္းက ေနၿပီးေတာ႕ လြယ္လင္႕တကူ ျဖတ္ေက်ာ္ေအာင္ျမင္ႏိုင္မဲ႕ ရည္မွန္းခ်က္မ်ား အျဖစ္ ျပန္လည္ တည္ေဆာက္ပါ။ ဒီအဆင္႕ကို လုပ္ေဆာင္ဖို႕ SMART Principle (Smart Principle မ်ားကို ထပ္ ဘာသာျပန္ ပါဦးမယ္။) မ်ားအရ သံုးသပ္ၿပီး လုပ္ေဆာင္ပါ။ ဒီနည္းလမ္းအရ ရည္မွန္းခ်က္တစ္ခု ေအာင္ျမင္တိုင္းမွာ အလြယ္တကူ သိ႐ွိေစႏိုင္တယ္။ ႐ိုးစင္း႐ွင္းလင္းတဲ႕ ရည္မွန္းခ်က္မ်ား စာရင္းျပဳၿပီးေနာက္မွာ အဲဒီရည္မွန္းခ်က္ေတြကို ပေရာဂ်က္ အစီအစဥ္မွာ ထည္႕သြင္းမွတ္တမ္းတင္ပါ။ Project မွာ ရင္းႏွီးျမွဳပ္ႏွံသူမ်ားရဲ႕ လိုအင္မ်ား ေမွ်ာ္လင္႕ခ်က္မ်ားကိုလည္း ထည္႔သြင္းေရးသားမယ္ဆုိရင္ ပိုၿပီး အသံုးတည္႕ပါလိမ္႕မယ္။ ဒါဆိုရင္ Project အစီအစဥ္ ခ်မွတ္ျခင္းရဲ႕ အခက္ခဲဆံုး အဆင္႕ကို ေက်ာ္လြန္ၿပီးေျမာက္ခဲ႕ၿပီျဖစ္ပါတယ္။ ဆက္လက္လုပ္ေဆာင္ရမဲ႕ အခ်က္ကေတာ႕ Project ရဲ႕ ေပးအပ္ရမဲ႕ ရလာဒ္မ်ားကို ေလ႕လာရမွာပဲ ျဖစ္တယ္။

အဆင္႕ ၂ Project ၏ လႊဲအပ္ရမဲ႕ ရလာဒ္မ်ား

အဆင္႕ ၁ မွာ ျပဳစုထားတဲ႕ ရည္မွန္းခ်က္မ်ားကို အသံုးျပဳၿပီး အဲဒီရည္မွန္းခ်က္မ်ား အထေျမာက္ ေအာင္ျမင္ေစဖို႕ Project ရဲ႕ လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ အေၾကာင္းအရာမ်ား စာရင္းျပဳစုပါ။ အခ်က္ တစ္ခ်က္ခ်င္းအတြက္ ဘယ္အခ်ိန္မွာ ဘယ္လိုပံုစံနဲ႕ လႊဲအပ္ရမယ္ဆိုတာကိုပါ တိတိက်က် ျပဳစုပါ။ Project ရဲ႕ လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ ခန္႔မွန္းလႊဲအပ္ရမဲ႕ ေန႕စြဲကိုလည္း ထည္႕သြင္းပါ။ ေနာက္တစ္ဆင္႔ျဖစ္တဲ႕ Project အခ်ိန္ဇယား ေရးဆြဲတဲ႕အခါ ပိုမုိတိက်ေသခ်ာတဲ႕ လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ ေန႕ရက္မ်ားကို ထည္႕သြင္းရပါမယ္။

အဆင္႕ ၃ ပေရာဂ်က္အခ်ိန္ဇယား

အဆင္႕ ၂ မွာ ျပဳစုပါရွိတဲ႕ လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ အခ်က္တစ္ခ်က္ခ်င္းစီအတြက္ လုပ္ေဆာင္ရမဲ႕ လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား စာရင္းျပဳစုပါ။ အခ်က္တစ္ခ်က္ခ်င္းစီအတြက္ ေအာက္ပါအခ်က္မ်ား ပါ၀င္ပါလိမ္႕မယ္။

• လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား ၿပီးေျမာက္ဖို႕ လုိအပ္တဲ႕ အားစိုက္ထုတ္မႈမ်ား (ဘယ္ႏွစ္နာရီ (သို႕) ဘယ္ႏွစ္ရက္)
• လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား လုပ္ေဆာင္မဲ႕ အရင္းအျမစ္မ်ား

လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား လုပ္ေဆာင္ဖို႕ လုိအပ္တဲ႕ အားစိုက္ထုတ္မႈမ်ား စာရင္းျပဳၿပီးတဲ႕ေနာက္မွာ လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ အခ်က္တစ္ခ်က္ခ်င္းစီအတြက္ လိုအပ္တဲ႕ အားစိုက္မႈမ်ားႏွင္႕ ပိုမိုတိက်တဲ႕ လႊဲအပ္မဲ႕ ေန႔ရက္တို႕ကို ထုတ္ႏႈတ္တြက္ခ်က္ႏိုင္ပါလိမ္႕မယ္။ လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ စာရင္းမ်ား အခန္းက႑ကို ပိုမိုတိက်တဲ႕ လႊဲေျပာင္းေပးမဲ႕ ေန႕စြဲမ်ားႏွင္႕ ျပင္ဆင္သတ္မွတ္ပါ။ အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းရဲ႕ ဒီအဆင္႕မွာ Microsoft Project လိုမ်ိဳး Software မ်ိဳးနဲ႕ Project အခ်ိန္ဇယားကို ေရးဆြဲႏိုင္ပါတယ္။ အျခားေသာ အခမဲ႕ရရွိႏိုင္တဲ႕ နမူနာပံုစံမ်ားနဲ႕လည္း ေရးဆြဲႏိုင္ပါတယ္။ လႊဲအပ္ရမဲ႕ အခ်က္မ်ား၊ လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား၊ ၾကာျမင္႕ခ်ိန္မ်ား နဲ႕ ဒီလုပ္ငန္းေဆာင္တာေတြကို ဘယ္သူေတြက လုပ္ေဆာင္မယ္ဆိုတဲ႕ အရင္းအျမစ္မ်ား အားလံုးကို ထည္႕သြင္းေရးဆြဲပါ။

ဒီေနရာမွာ အမ်ားအားျဖင္႕ ေတြ႕ရတတ္တဲ႕ အခက္အခဲတစ္ခုက Project Sponsor က ေပးထားတဲ႕ လႊဲအပ္ရမဲ႕ ေန႕နဲ႕ မိမိ ေရးဆြဲထားတဲ႕ ခန္႕မွန္း လႊဲအပ္ႏိုင္မဲ႕ ေန႕တို႕က မတူညီ ကြဲျပားေနတာပဲ ျဖစ္ပါတယ္။ ဒီလို အျဖစ္မ်ိဳး ႀကံဳလာခဲ႕မယ္ဆုိရင္ Project Sponsor နဲ႕ ခ်က္ခ်င္း ဆက္သြယ္ ေဆာင္႐ြက္ပါ။ ဒီ အေျခအေနမွာ ေ႐ြးခ်ယ္ႏိုင္တဲ႔ နည္းေလးေတြက

• Project အဆံုးသတ္ေန႕ရက္ကို ျပန္လည္ ၫွိႏိႈင္းျခင္း ( ၾကန္႕ၾကာပါမယ္)
• အရင္းအျမစ္ (လူအင္အားစသည္) ထပ္တိုးခန္႕ထား သံုးစြဲျခင္း ( ကုန္က်မႈ ျမင္႕မားလာပါမယ္။)
• Project ရဲ႕ လုပ္ကြက္ ေလွ်ာ႕ခ်ျခင္း (လႊဲေျပာင္းေပးအပ္ရမဲ႕ အခ်က္ေလ်ာ႕သြားပါမယ္။)

တို႕ပဲ ျဖစ္ၾကပါတယ္။

အထက္ပါ အခ်က္မ်ားထဲက တစ္ခုခုကို ေ႐ြးခ်ယ္ၿပီး Project အခ်ိန္ဇယားကို ခ်ိန္ညွိပါ။

အဆင္႕ ၄ အေထာက္အကူျပဳအစီအစဥ္မ်ား

Project အစီအစဥ္ ခ်မွတ္ျခင္း နည္းစဥ္ရဲ႕ အစိတ္အပိုင္း တစ္ခုအျဖစ္ ဒီအပိုင္းကို ထည္႕သြင္းေရးဆြဲ ရပါမယ္။ Project အစီအစဥ္ထဲမွာလည္း တိုက္႐ိုက္ ထည္႕သြင္းေရးဆြဲႏိုင္ပါတယ္။

လူစြမ္းအားအရင္းအျမစ္ အစီအစဥ္

Project မွာ ဦေဆာင္ဦး႐ြက္ လုပ္ေဆာင္မဲ႕ လူတစ္ဦးခ်င္း ႏွင္႕ အဖြဲ႕အစည္းအလိုက္ အမည္နာမမ်ားကို ထည္႕သြင္းေရးဆြဲပါ။ တစ္ဦးခ်င္း တစ္ဖြဲ႕ခ်င္းစီအတြက္ Project ရဲ႕ သူတို႕ရဲ႕ အခန္းက႑နဲ႕ လုပ္ေဆာင္ရမဲ႕ တာ၀န္၀တၱရားမ်ားကို ေဖာ္ျပပါ။

ထပ္မံ၍ Project ကို ေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ဖို႕ လိုအပ္တဲ႕ လူအေရအတြက္နဲ႕ ကၽြမ္းက်င္မႈမ်ားကို ေဖာ္ျပပါ။ အရင္းအျမစ္တစ္ခုစီအတြက္ အေသးစိတ္ လုပ္ငန္းစတင္ရက္၊ ခန္႕မွန္း ၾကာျမင္႔ခ်ိန္၊ လုပ္ငန္းၿပီးေျမာက္ေစဖို႕ လုပ္ေဆာင္မဲ႕ နည္းစနစ္တို႕ကို ပါ၀င္ေအာင္ ထည္႕သြင္းပါ။ အဲဒီအခ်က္အလက္ေတြ အားလံုးပါ၀င္တဲ႕ စာရင္းတစ္ေစာင္ ျပဳစုပါ။

ဆက္သြယ္မႈ အစီအစဥ္

Project ႏွင္႕ ပတ္သက္၍ ဘယ္သူေတြဆီကို ဘယ္လိုနည္းနဲ႕ ဆက္သြယ္ သတင္းပို႕ရမယ္ဆိုတာေတြ ပါ၀င္တဲ႕ စာရင္းတစ္ခု ျပဳစုပါ။ အသံုးအမ်ားဆံုး စနစ္ကေတာ႕ Project ဘယ္လို လည္ပတ္ေနေၾကာင္း ရရွိျဖစ္ေပၚေနတဲ႕ ထူးျခားျဖစ္စဥ္မ်ားနဲ႕ ေနာက္လာမဲ႕ အခ်ိန္ပိုင္းအတြက္ ဘာေတြ လုပ္ေဆာင္ဖို႕ စီစဥ္ထားေၾကာင္း အခ်က္ေတြ ပါ၀င္တဲ႕ အပတ္စဥ္ (သို႕) လစဥ္ ျဖစ္ေပၚတိုးတက္မႈ အစီရင္ခံစာပဲ ျဖစ္တယ္။

အႏၱရာယ္ ႀကီးၾကပ္ကိုင္တြယ္မႈ အစီအစဥ္

အႏၱရာယ္ ႀကီးၾကပ္ ကိုင္တြယ္မႈသည္ Project ႀကီးၾကပ္ကြပ္ကဲမႈရဲ႕ အဓိကက်တဲ႕ အစိတ္အပိုင္း ျဖစ္တယ္။ ရံဖန္ရံခါမွာ မ်က္စိလွ်မ္းၿပီး ေက်ာ္သြား တတ္ၾကေပမဲ႕လို႕ Project အတြင္းမွာ အႏၱရာယ္ျဖစ္ႏိုင္တဲ႕ အေျခအေနေတြ အမ်ားႀကီး ရွိေနၿပီးေတာ႕ ဆိုး႐ြားတဲ႕ ထိခိုက္မႈျဖစ္လာခဲ႕ရင္ ဘယ္လိုကိုင္တြယ္မယ္ဆိုတာ ေဖာ္ျပထားဖို႕ လိုပါတယ္။

ပံုမွန္ Project တစ္ခုရဲ႕ ပတ္သက္တဲ႕ အႏၱရာယ္ေတြထဲက အခ်ိဳ႕မွာ

• အခ်ိန္နဲ႕ ကုန္က်မႈ ခန္႕မွန္းခ်က္မ်ားက အလြန္အမင္း အေကာင္းျမင္ထားျခင္း
• သံုးစြဲသူရဲ႕ သံုးသပ္မႈနဲ႕ တံု႕ျပန္မႈ လုပ္ငန္းစဥ္ အလြန္ေႏွးေကြးျခင္း
• မေမွ်ာ္လင္႕တဲ႕ ေငြေၾကးျပတ္ေတာက္မႈမ်ား
• အခန္းက႑ႏွင္႕ တာ၀န္၀တၱရား ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈ မရွိျခင္း
• ျမွဳပ္ႏွံသူရဲ႕ ပါ၀င္မႈ ရေအာင္ မႀကိဳးစားႏိုင္ျခင္း ႏွင္႕ သူတို႕ရဲ႕ လိုအပ္မႈကို ရွင္းရွင္းလင္းလင္း နားမလည္ျခင္း
• Project စတင္ၿပီးခ်ိန္မွ ျမွဳပ္ႏွံသူက ၎တို႕ရဲ႕ လိုအပ္ခ်က္ေတြ ေျပာင္းလဲျခင္း
• Project စတင္ၿပီးတဲ႕ ေနာက္မွ ျမွဳပ္ႏွံသူက လိုအပ္ခ်က္ အသစ္ေတြ ထပ္တိုးျခင္း
• အဓိပၸာယ္ေကာက္လြဲျခင္းမ်ား၊ စံသတ္မွတ္ခ်က္ ျပႆနာႏွင္႕ ထပ္ထပ္လုပ္ေနရျခင္း တို႕ျဖစ္ေစတဲ႕ ဆက္သြယ္ေဆာင္႐ြက္မႈအားနည္းျခင္း
• အရင္းအျမစ္ သတ္မွတ္ခ်က္မ်ား ခ်ိဳ႕ယြင္းျခင္း

အႏၱရာယ္မ်ားကို အႏၱရာယ္ ေျဖရွင္းနည္းစဥ္အတိုင္း လိုက္ပါေဆာင္ရြက္ႏိုင္တယ္။ သိထားတဲ႕ အႏၱရာယ္ျဖစ္ေစတဲ႕ အခ်က္ေတြကို အႏၱရာယ္ျဖစ္ေစတဲ႕ အခ်က္စာရင္းမွာ ထည္႕သြင္းထားၿပီး ျဖစ္ေပၚလာခဲ႕ရင္ ဘယ္လို ေျဖရွင္းမယ္ ဆိုတာကိုပါ ေရးသြင္းထားပါ။ အဲဒီလို အႏၱရာယ္မ်ိဳး ေနာက္ထပ္ ျဖစ္ေပၚမႈ မရွိေစေအာင္ ဘယ္လို ကာကြယ္မယ္ ဆိုတာကိုပါ ထည္႕သြင္းပါ။ အႏၱရာယ္ျဖစ္မႈ စာရင္းကို အစဥ္အၿမဲ ေစာင္႕ၾကည္႕ေလ႕လာေနဖို႕လိုအပ္ၿပီး ေနာက္ထပ္ ျဖစ္ေပၚလာတတ္တဲ႕ Project ကာလအတြင္း အႏၱရာယ္ေတြကို ထပ္မံ ျဖည္႕စြက္ေနဖို႕ လိုပါတယ္။ အႏၱရယ္ေတြကို ခဏေလး ေရွာင္ဖယ္လိုက္႐ံုနဲ႕ အဲဒီအႏၱရယ္က ၿပီးျပတ္ မသြားဘူးဆိုတာေတာ႕ အၿမဲ သတိျပဳဖို႕လိုပါတယ္။

အထက္က ေဖာ္ျပခဲ႕တဲ႕ နည္းစနစ္ေတြကို အသံုးခ်ၿပီးေတာ႕ Project အစီအစဥ္ေကာင္းတစ္ခု ဆြဲလို႕ ရသြားပါၿပီ။ အစဥ္သတိခ်ပ္ေနဖို႕က အစီအစဥ္ကို ျဖစ္ေပၚတုိးတက္မႈေတြ အၿမဲ စိစစ္ျဖည္႔သြင္းေနဖို႕နဲ႕ အစီအစဥ္နဲ႕ သံုးသပ္ေနဖို႕ပါပဲ။